Những việc cần làm sau khi có tư cách lưu trú (COE)

Quy trình cần biết dành cho các bạn du học sinh từ khi đỗ Tư cách lưu trú (COE) cho tới khi nhập cảnh vào Nhật Bản.

Bước 1. Chuyển tiền học phí và Ký túc xá cho trường bên Nhật

Bước 2: Xin visa

Bước 3. Nhận kết quả visa, nhận hồ sơ gốc, nhận vé máy bay, thanh lý hợp đồng, hướng dẫn thủ tục xuất nhập cảnh

Bước 4. Xuất cảnh

THÔNG TIN CHI TIẾT TỪNG BƯỚC NHƯ SAU:

Bước 1. Chuyển tiền học phí và Ký túc xá cho trường bên Nhật

Sau khi có kết quả tư cách lưu trú (COE), các bạn sẽ chuẩn bị tiền học phí và KTX để nộp cho trường. HẠN NỘP HỌC PHÍ VÀ KTX KHOẢNG 10 NGÀY SAU KHI CÓ KẾT QUẢ COE. Kết quả COE sẽ có vào thời gian khác nhau tùy trường và tùy cục. Các trường semon hoặc 1 số trường đặc biệt sẽ có kết quả muộn hơn (không có thời gian chính xác). Khi nào có kết quả, trung tâm sẽ gọi điện thông báo ngay cho các bạn.

Có 2 cách nộp tiền học phí và KTX cho trường Nhật

  1. Chuyển khoản học phí và KTX từ ngân hàng ở Việt Nam

Để chuyển tiền học phí và KTX, các bạn cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau (chỉ cần hồ sơ photo):

  • Tư cách lưu trú (COE) – Trung tâm sẽ gửi cho các bạn
  • Thư mời nhập học của trường (COA) – Trung tâm sẽ gửi cho các bạn
  • Giấy báo học phí + phí Ký túc xá – Trung tâm sẽ gửi cho các bạn
  • Hộ chiếu học sinh
  • Chứng minh nhân dân của người bảo lãnh
  • Sổ hộ khẩu của người bảo lãnh và học sinh hoặc giấy khai sinh của học sinh (để chứng minh mối quan hệ)
  • Giấy xác nhận mối quan hệ (trong trường hợp người bảo lãnh không phải là bố mẹ, anh chị em ruột)
  • Tiền VNĐ (nhân theo tỷ giá thời điểm học sinh chuyển) hoặc tiền JPY

Sau khi làm xong thủ tục chuyển tiền, học sinh xin ngân hàng “điện chuyển tiền” và nộp lại cho trung tâm (Các bạn ở HN có thể chụp và gửi qua mail: yokocenter@gmail.com, Các bạn ở HCM có thể chụp và gửi qua mail ptlananh.yoko@gmail.com  )

Lưu ý:

  • Người đứng tên chuyển tiền để tên của người bảo lãnh (để thuận lợi cho việc gia hạn visa sau này)
  • Khi chuyển khoản học phí sang Nhật, học sinh sẽ phải chịu phí chuyển khoản cả 2 đầu phía ngân hàng Việt Nam và ngân hàng Nhật Bản. Phí chuyển khoản cả 2 đầu dao động khoảng 1,400,000 VNĐ – 1,800,000 VNĐ (tính theo phần trăm số tiền học sinh chuyển). Một số trường đã cộng phí chuyển khoản đầu ngân hàng Nhật Bản vào giấy báo học phí thì mọi người chỉ cần nộp thêm phí cho ngân hàng ở VN khoảng 400,000 – 700,000 VNĐ. Trong trường hợp học sinh vẫn nộp phí cả 2 đầu, nếu thừa khi sang trường, trường sẽ hoàn lại cho học sinh.
  • Tỷ giá JPY, mọi người xem trên Website của ngân hàng mà mọi người nộp tiền, tính theo cột tỷ giá cao nhất (tỷ giá bán). Tuy nhiên, tỷ giá này chỉ mang tính tương đối, vì tỷ giá sẽ thay đổi liên tục, ngân hàng sẽ chốt và báo tỷ giá cho học sinh tại thời điểm học sinh có mặt ở ngân hàng để nộp tiền
  • Học sinh có thể chuyển tiền ở bất cứ ngân hàng nào, chỉ cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ yêu cầu trên. Ngoài ra, trung tâm sẽ có các buổi hướng dẫn học sinh nộp tiền tại ngân hàng, thời gian và địa chỉ cụ thể, trung tâm đã thông báo cho các bạn. 

Học sinh nộp tiền cùng trung tâm sẽ không cần mang theo hồ sơ, trung tâm sẽ chuẩn bị hồ sơ cho mọi người.

  • Nộp tiền trực tiếp tại trường bên Nhật

Nếu học sinh có người nhà tại Nhật, học sinh có thể trực tiếp tới trường để nộp học phí, hồ sơ cần có:

  • Giấy báo học phí
  • Giấy báo nhập học
  • Giấy tờ tùy thân của người nộp tiền

Sau khi nộp tiền tại trường, người nộp tiền sẽ nhận được biên lai thu học phí, KTX, học sinh chụp ảnh và nộp lại cho trung tâm. ( các bạn ở HN có thể chụp và gửi qua mail: yokocenter@gmail.com, Các bạn ở HCM có thể chụp và gửi qua mail ptlananh.yoko@gmail.com  )

Tuy nhiên mọi người không nên nộp tiền tại bên Nhật, nên chuyển tiền từ VN, người đứng tên chuyển tiền là người bảo lãnh. Vì có thể nó sẽ ảnh hưởng tới việc gia hạn visa của mọi người sau này.

Bước 2. Xin visa cho học sinh

Sau khi trường nhận được tiền học phí và KTX của học sinh, trường sẽ gửi hồ sơ gốc về cho trung tâm để hoàn thiện hồ sơ xin visa trên Đại sứ quán Nhật Bản.

Trước khi nộp visa lên đại sứ quán, trung tâm sẽ tổ chức một buổi hướng dẫn điền form xin visa, check thông tin và ký vào form xin visa, thời gian hướng dẫn, trung tâm sẽ thông báo cụ thể cho các bạn sau.

Trong thời gian trung tâm nộp hồ sơ visa lên đại sứ quán, đại sứ quán có thể gọi học sinh lên phỏng vấn tiếng Nhật. Học sinh cần ôn tập tiếng Nhật trình độ N5, đối với các bạn các bạn bị gọi phỏng vấn TT sẽ chuẩn bị hồ sơ và hướng dẫn cho các bạn.

Bước 3. Nhận kết quả visa, nhận hồ sơ gốc, nhận vé máy bay, thanh lý hợp đồng, hướng dẫn thủ tục xuất nhập cảnh

Trung tâm sẽ có thông báo về buổi hướng dẫn này sau khi nhận được visa từ đại sứ quán.

Bước 4. Làm thủ tục xuất nhập cảnh

Trung tâm sẽ có hướng dẫn cụ thể

Những thủ tục cần làm khi ở VN và khi mới sang Nhật: https://www.facebook.com/DuHangYOKO/posts/1216300281714708

LƯU Ý DÀNH CHO CÁC BẠN PHỎNG VẤN VISA TẠI ĐẠI SỨ QUÁN NB

Bước 1: Vào đại sứ quán

Mang theo CMND gốc hoặc Bằng lái xe, có mặt tại ĐSQ 10’ trước giờ hẹn, xếp hàng đến lượt để vào phía trong ĐSQ.

Cần chuẩn bị những hồ sơ sau:

  1. Phiếu hẹn của ĐSQ bản photo
  2. Bản gốc Giấy xác nhận thời gian học tiếng Nhật
  3. Bản gốc và bản Photo bằng Năng lực tiếng Nhật

Những giấy tờ trên sẽ được trung tâm chuẩn bị và mang tới đại sứ quán cho các bạn.

Bước 2: Điền form trước khi phỏng vấn.

Tất cả các bạn tới phỏng vấn sẽ được phát 1 form gồm những thông tin cơ bản liên quan đến thông tin cá nhân, quá trình đi học, đi làm,…

Sau khi điền xong form được phát sẽ xếp hàng vào phòng phỏng vấn.

Bước 3: Vào phòng phỏng vấn.

Sẽ là 1 người Nhật hoặc Việt phỏng vấn, chủ yếu là kiểm tra trình độ tiếng Nhật: Katakana, Hiragana, Kanji

Hình thức phỏng vấn: Thông qua việc hỏi đáp và chỉ các câu có chứa những chữ Kanji, Kata và Hira cho mọi người đọc

1. Đọc câu viết bằng tiếng Nhật: Lưu ý học thật thuộc 2 bảng chữ cái và các từ mới Kanji của N5.

2. Hỏi đáp: Nhìn chung kể cả là trình độ cao như N3, N4 thì các câu hỏi vẫn chủ yếu xoay quanh trình độ N5. Nên mọi người tập trung ôn tập lại ngữ pháp trình độ N5 cho kỹ. Còn về việc trong xác nhận học tiếng mà mình đã gửi sang trường có thể mình đang ở trình độ cao hơn, khiến mọi người sợ là bên ĐSQ sẽ hỏi đến trình độ cao. Tuy nhiên, trước đây cũng đã có trường hợp các bạn học viên của tt đã có trình độ N3, N2, phải lên ĐSQ phỏng vấn, nhưng phía ĐSQ cũng chỉ hỏi những câu cơ bản.

Trong phần hỏi đáp sẽ có thể có: Giới thiệu bản thân, hỏi nghề nghiệp hiện tại, trình độ tiếng Nhật, học tiếng Nhật ở đâu, đã học tiếng Nhật được bao lâu. Nâng cao hơn là nghề nghiệp phụ huynh, có sổ tiết kiệm không, ai là người bảo lãnh, sổ tiết kiệm gửi ở ngân hàng nào,…

Về phần hỏi đáp cũng gần giống với phần luyện phỏng vấn của trung tâm mình trước đây khi phỏng vấn trường tiếng Nhật (có thể còn dễ hơn).

Bước 4: Nhận kết quả phỏng vấn

Sau khi phỏng vấn xong, mọi người ra về và chờ kết quả visa từ đại sứ quán (thời gian trả kết quả không được hẹn trước, đsq có thể gọi cho đơn vị đại diện nộp, cũng có thể gọi cho học sinh), nên em chú ý điện thoại trong thời gian sau khi phỏng vấn để không lỡ hẹn của đsq.

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC XUẤT NHẬP CẢNH CHO DU HỌC SINH

  1. Chuẩn bị giấy tờ cần mang theo khi sang Nhật
  2. Hộ chiếu
  3. COE bản gốc (ghim sẵn trong hộ chiếu)
  4. Thư mời nhập học của trường (COA)
  5. Giấy phép làm thêm (Mẫu xem hình ảnh ở trang 3)
  6. ED – card (Có trường sẽ gửi về trước cho học sinh, có trường không gửi, lên máy bay, học sinh sẽ được phát). (Mẫu xem hình ảnh ở trang 2)
  7. Tờ khai hải quan (Có trường sẽ gửi về trước cho học sinh, có trường không gửi, lên máy bay, học sinh sẽ được phát) (Mẫu xem hình ảnh ở trang 2)
  8. Vé máy bay: học sinh kiểm tra kỹ thông tin trên vé: Họ và tên, ngày bay, giờ bay. Nếu thông tin chưa chính xác cần báo lại ngay cho trung tâm.
  • Hành lý
  • Hãng Vietnam Airline: Hành lý ký gửi: 40kg, chia làm 2 kiện, mỗi kiện không quá 23kg, 7kg hành lý xách tay
  • Hãng Japan airline: Hành lý ký gửi:46kg, chia làm 2 kiện, mỗi kiện không quá 23kg, 7kg hành lý xách tay
  • Làm thủ tục tại sân bay

Học sinh có mặt trước tại sân bay trước 3h máy bay cất cánh. Học sinh cần chú ý giờ bay và ngày bay. Ví dụ trên vé máy bay, giờ bay là 00h20 – 6h20 ngày 02/4/2017 thì học sinh phải có mặt tại sân bay vào 9h ngày 01/4/2017.

Địa điểm:

  • Hà Nội: Cột G, Tầng 3, Nhà ga T2, sân bay Quốc tế Nội Bài.
  • Hồ Chí Minh: Tấng 2, sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất, ga đi Quốc tế
  • Đà nẵng: Sân bay Đà Nẵng

Hồ sơ cần chuẩn bị

  • Hộ chiếu (kèm visa, COE)
  • Vé máy bay
  • Nhập cảnh vào Nhật Bản (Sân bay Narita, Haneda, Kansai…)

Khi nhập cảnh, học sinh xuất trình các loại giấy tờ sau:

  • Hộ chiếu (kèm visa, COE)
  • GIẤY PHÉP LÀM THÊM (Đặc biệt quan trọng)
  • Tờ ED – card (trường gửi sẵn hoặc được phát trên máy bay)
  • Tờ khai hải quan (trường gửi sẵn hoặc được phát trên máy bay)

Sau khi nộp đủ các giấy tờ, hải quan sẽ cấp lại thẻ ngoại kiều có đóng dấu cho phép học sinh làm thêm. (Các bạn xem hình ảnh đính kèm ở trang 4)

MẪU TỜ KHAI HẢI QUAN VÀ CÁCH ĐIỀN

1: Tên số hiệu chuyến bay
2: Địa điểm xuất phát.
3: Ngày nhập cảnh. Viết theo thứ tự năm, tháng, ngày.
4: Họ và tên
5: Địa chỉ sẽ ở khi sang Nhật
6: Số ĐT của trường/người ở cùng
7: Nghề nghiệp.
8: Ngày tháng năm sinh
9: Số hộ chiếu.
10: Số người cùng đi: (trên 20 tuổi, từ 6 tới 20 tuổi, dưới 6 tuổi)
11~13: Đánh dấu theo hình bên.
14: Ký tên
15: Sử dụng trong trường hợp bạn mang theo hàng hóa phải khai báo.

MẪU ED CARD VÀ CÁCH ĐIỀN

1.Họ – Tên

2. Ngày tháng năm sinh

3. Nơi sinh

4. Số hiệu chuyến bay

5. Thời gian dự định ở Nhật 6. Địa chỉ – ĐT dự kiến khi ở Nhật (Có thể điền thông tin của trường

MẪU GIẤY XIN LÀM THÊM VÀ CÁCH ĐIỀN

MẪU THẺ NGOẠI KIỀU

Thẻ ngoại kiều này sẽ được cấp ở sân bay sau khi học sinh nộp đủ ED card, giấy phép làm thêm, tờ khai hải quan. Trên thẻ có dấu cho phép học sinh làm thêm 28h/ tuần. Khi nhận thẻ mọi người nhớ kiểm tra xem thẻ đã được đóng dấu như hình bên dưới chưa.

Vì nếu chưa được đóng dấu, sau này sẽ phải làm thủ tục để được cấp phép đi làm thêm rất phức tạp.

Còn địa chỉ trên thẻ, khi đăng ký tạm trú, họ mới in địa chỉ lên thẻ cho các bạn.

CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

  1. VỀ KÝ TÚC XÁ

Thông thường những học sinh chưa sang Nhật sẽ không có kinh nghiệm tìm hoặc tự thuê nhà bên Nhật nên đã lựa chọn ở KTX của trường hoặc YOKO. Dưới đây là những câu hỏi liên quan tới những vấn đề về KTX thường gặp.

1. Đăng ký ở KTX thì có người đón hay không? Và có mất phí hay không ?

Dù bạn đăng ký ở KTX của trường hay KTX của YOKO thì bạn sẽ được đón ở sân bay. Còn về chi phí, nếu bạn đăng ký ở KTX của YOKO thì bạn sẽ được đón hoàn toàn miễn phí. Còn KTX của trường thì sẽ phụ thuộc vào từng trường, nhưng đa phần các trường cũng đều đón miễn phí.

2. Phòng KTX như thế nào ?

Khác với KTX ở Việt Nam, KTX ở Nhật có đầy nội thất, như giường, tủ quần áo, bàn ghế, tủ lạnh, điều hòa, tủ lạnh, bếp,

3. Trong phòng bao gồm những gì?

Tùy mỗi trường sẽ có sự khác nhau. Các bạn có thể tham khảo trên website của từng trường.

4. Ở KTX có bị quản lý giờ giấc hay không?

Không. Ở ktx sẽ có người quản lý, tuy nhiên họ quản lý an ninh trật tự và vệ sinh của toàn ktx chứ không quản lý về thời gian của học sinh.

5. KTX có cách xa trường hay không ?

Khoảng cách từ KTX tới trường dao động trong khoảng từ 10 tới 30 phút đi tàu.

6. Quy định chung của KTX

Tất cả các KTX đều có quy định chung: bạn bè không được ở qua đêm. Có những chỗ còn giới hạn chỉ có bạn nam, hoặc nữ mới được vào. Nhưng đa phần đều khá thoải mái, nếu không gây ảnh hưởng tới phòng bên cạnh, hay không bị người trong ký túc phát giác.

Va chạm cuộc sống hằng ngày. Đây là điều tất yếu, không thể tránh khỏi. Những mâu thuẫn có thể này sinh từ những việc rất nhỏ như ồn ào, không dọn dẹp sạch sẽ bếp chung,… đến việc lớn như trộm cắp, mâu thuẫn dân tộc. Tuy nhiên, trong mọi tình huống tốt nhất nên học theo các cụ đã dạy là “dĩ hòa vi quý”. Trong trường hợp tự mình không thể giải quyết có thể nhờ đến Ban quản lý KTX, hoặc cảnh sát.

7. Có được ở chung với học sinh cùng trung tâm hay không ?

  • Thường thì trường sẽ sắp xếp học sinh đi cùng 1 trung tâm ở với nhau. Nếu học sinh đặc biệt muốn ở với bạn nào cùng trung tâm thì có thể đăng ký.

8. Có được lựa chọn người ở cùng hay không ?Được, nếu học cùng trường. Tuy nhiên không được ở chung nam với nữ.

II. CÁC VẤN ĐỀ KHÁC

  1. Hành lý của em chỉ đóng thành 1 vali được không?

Theo quy định của các Vietnam Airline, Japan Airline (2 hãng trung tâm thường đặt), hành lý ký gửi được 40kg (với VN airline) hoặc 46kg (với JL airline) và hành lý xách tay được 7kg, hành lý ký gửi bắt buộc phải chia thành 2 kiện, 1 kiện không quá 23kg.

  • Hành lý xách tay của em quá 7kg có được không?

Hành lý xách tay các bạn có thể mang quá 7kg một chút, nhưng phải đảm bảo nhìn gọn gàng và thuận tiện. Tốt nhất các bạn không nên mang quá số lượng.

  • Em ở KTX của trường/ KTX của YOKO, làm thế nào để biết được ngày bay của em?

Mỗi trường thường chỉ sắp xếp đón học sinh vào 1 hoặc 2 ngày, trung tâm sẽ cập nhật lịch đón của trường ngay sau khi trường thông báo, Trung tâm cũng sẽ thông báo sớm cho các bạn lịch bay để các bạn chuẩn bị.

  • Vé trung tâm đặt là vé bay thẳng hay quá cảnh?

Hầu hết trung tâm đều đặt vé bay thẳng cho các bạn, trừ một số bạn đến các thành phố không có chuyến bay thẳng từ Việt Nam sang: Hiroshima, Sapporo, Okayama… trung tâm bắt buộc phải đặt vé bay quá cảnh.

  • Khi nào em được nhận visa?

Thời gian nhận được visa phụ thuộc vào thời gian học sinh chuyển tiền học phí và KTX cho trường tiếng Nhật. Sau khi xác nhận đã nhận được học phí và KTX, trường sẽ gửi hồ sơ gốc về để trung tâm đi xin visa (mất khoảng 2 – 7 ngày). Thời gian nhận được visa là sau 8 ngày làm việc (không tính thứ 7, chủ nhật) kể từ ngày nộp hồ sơ lên đại sứ quán (xin thường) hoặc  5 ngày làm việc (không tính thứ 7, chủ nhật) kể từ ngày nộp hồ sơ lên đại sứ quán (xin dịch vụ).

  • Em bị phỏng vấn trên đại sứ quán Nhật Bản tại VN, thì bao lâu em được lấy visa?

Với các trường hợp bị phỏng vấn tại đại sứ quán, sẽ không có thời gian chính xác trả visa. Khi nào có kết quả, đại sứ quán sẽ chủ động thông báo để trung tâm lên nhận.

  • Tại sao em lại bị đại sứ quán gọi phỏng vấn, các bạn cùng trường em thì không?

Tùy từng kỳ xin visa, tỷ lệ bị gọi phỏng vấn sẽ khác nhau, tiêu chí bị gọi phỏng vấn cũng khác nhau: do hộ khẩu thường trú, do học sinh lớn tuổi… hoặc cũng có thể bị gọi ngẫu nhiên.

  • Em không ở KTX, qua Nhật trường có đón em không? Có hướng dẫn làm các thủ tục lúc mới sang không?

Học sinh không ở KTX của trường, trường sẽ không đón và hướng dẫn làm các thủ tục.

Facebook Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *