Khi chuẩn bị hành trình du học, bước quan trọng đầu tiên mà bất kỳ du học sinh nào cũng cần nắm rõ chính là thủ tục nhập cảnh Nhật Bản. Đây không chỉ là quy trình hành chính mà còn là bước mở cánh cửa để bạn chính thức bắt đầu cuộc sống và học tập tại xứ sở hoa anh đào.
Trong bài viết này, Du học Nhật Bản YOKO sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước trong quá trình xin visa, nhận Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE), nhập cảnh, và quản lý thẻ cư trú tại Nhật.
Visa và tư cách lưu trú dành cho du học sinh
Trước khi thực hiện thủ tục nhập cảnh Nhật Bản, bạn cần được cấp visa du học. Tùy vào mục đích lưu trú mà chính phủ Nhật quy định nhiều loại visa khác nhau. Với du học sinh theo học tại trường đại học, cao đẳng, trường dạy nghề hoặc trường Nhật ngữ, tư cách lưu trú của bạn sẽ là “du học”.
Thời gian lưu trú được cấp thường từ 3 tháng – 4 năm 3 tháng, tùy theo chương trình học. Trong thời gian này, bạn có thể gia hạn nếu tiếp tục học tập tại Nhật.
Xem thêm: Lộ trình du học Nhật Bản 2026 tại YOKO
Xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)
Đây là bước quan trọng nhất trong thủ tục nhập cảnh Nhật Bản. COE là giấy tờ chứng minh bạn đủ điều kiện lưu trú hợp pháp tại Nhật. Thông thường, trường Nhật ngữ hoặc trường đại học tại Nhật sẽ thay mặt bạn nộp hồ sơ lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương.
Hồ sơ cần chuẩn bị thường gồm:
- Hộ chiếu (Passport)
- Ảnh thẻ
- Giấy tờ chứng minh năng lực tài chính
- Thư mời nhập học hoặc giấy chứng nhận dự kiến nhập học
Sau khi có COE, bạn sẽ sử dụng giấy này để xin cấp visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở Việt Nam.
Chứng minh năng lực tài chính
Để quá trình thủ tục nhập cảnh Nhật Bản diễn ra suôn sẻ, bạn cần cung cấp giấy tờ chứng minh khả năng chi trả chi phí học tập và sinh hoạt trong suốt thời gian ở Nhật.
Các giấy tờ thường bao gồm:
- Giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng
- Giấy chứng nhận thu nhập hoặc nộp thuế của người bảo lãnh
- Bảng sao kê tài chính hoặc hợp đồng lao động
Đây là yếu tố được xem xét kỹ lưỡng, vì vậy hãy đảm bảo tài liệu của bạn minh bạch và chính xác.
Xin cấp visa du học
Khi đã nhận COE, bạn tiến hành xin visa du học Nhật Bản tại cơ quan ngoại giao của Nhật ở Việt Nam.
Hồ sơ xin visa gồm:
- Hộ chiếu
- Đơn xin cấp visa
- Ảnh 4×6
- Bản gốc COE
- Giấy tờ bổ sung nếu được yêu cầu
Sau khi được cấp visa, bạn đã hoàn thành phần đầu tiên của thủ tục nhập cảnh Nhật Bản và có thể sẵn sàng lên đường.
Quy trình nhập cảnh tại sân bay Nhật Bản
Khi đến Nhật, bạn cần xuất trình:
- Hộ chiếu
- Visa
- COE (nếu có)
Nếu nhập cảnh qua các sân bay lớn như Narita, Haneda, Kansai, Fukuoka, bạn sẽ được cấp Thẻ cư trú (Residence Card) ngay tại sân bay.
Sau khi ổn định chỗ ở chính thức, trong vòng 14 ngày, bạn phải mang thẻ này đến văn phòng chính quyền địa phương (City Hall) để đăng ký cư trú.
Thẻ cư trú
Thẻ cư trú là minh chứng hợp pháp về tình trạng lưu trú của bạn tại Nhật. Bạn luôn phải mang theo thẻ này bên người.
Khi làm thủ tục nhập cảnh vào Nhật Bản tại các sân bay lớn như Narita, Haneda, Kansai, Chubu, Hiroshima, Fukuoka hoặc Chitose, bạn sẽ được đóng dấu “được phép nhập cảnh” trên hộ chiếu và nhận ngay Thẻ cư trú (Residence Card). Sau khi ổn định nơi ở chính thức, trong vòng 14 ngày, bạn cần mang Thẻ cư trú đến văn phòng hành chính địa phương (City Hall) để đăng ký thông tin cư trú và trở thành cư dân chính thức của khu vực đó.
Trong trường hợp bạn nhập cảnh qua sân bay không nằm trong danh sách trên, bạn sẽ chỉ nhận được tem “được phép nhập cảnh” hoặc dấu xác nhận “Thẻ cư trú sẽ được cấp sau” trên hộ chiếu. Khi đã xác định địa chỉ lưu trú, bạn phải đến cơ quan hành chính địa phương trong vòng 14 ngày để khai báo. Sau khi hoàn tất thủ tục, Thẻ cư trú của bạn sẽ được gửi về tận nhà qua đường bưu điện theo địa chỉ đã đăng ký.
My Number (Mã số thuế và bảo hiểm xã hội)
Khi bạn hoàn tất việc đăng ký cư trú tại chính quyền địa phương, dù là du học sinh hay người nước ngoài sinh sống tại Nhật, bạn sẽ được cấp thẻ thông báo mã số cá nhân (My Number). Mỗi người chỉ có một mã số duy nhất gồm 12 chữ số, và mã này không trùng với số trên Thẻ cư trú. My Number được sử dụng trong các thủ tục hành chính, vì vậy bạn cần bảo quản cẩn thận Thẻ thông báo mã số và Thẻ cá nhân – cả hai đều có ghi mã số riêng của bạn.
My Number thường được yêu cầu khi:
- Thực hiện các thủ tục tại cơ quan hành chính hoặc chính quyền địa phương
- Làm thêm hợp pháp tại Nhật
- Nhận hoặc chuyển tiền quốc tế thông qua ngân hàng
Xin phép làm thêm khi du học
Visa “du học” chỉ cho phép bạn học tập, không được tự động làm việc. Tuy nhiên, nếu muốn làm thêm, bạn cần xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (Shikakugai Katsudou Kyoka).
Giấy phép này có thể xin trực tiếp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc ngay tại sân bay khi mới nhập cảnh.
Lưu ý: du học sinh chỉ được làm thêm tối đa 28 giờ/tuần trong kỳ học.
Đọc thêm: Quy định làm thêm tại Nhật cho du học sinh
Thủ tục tái nhập cảnh và gia hạn lưu trú
Nếu bạn muốn về Việt Nam trong thời gian ngắn, cần xin Giấy phép tái nhập cảnh trước khi rời Nhật. Trong trường hợp thời gian học kéo dài hơn thời hạn visa, bạn cần nộp đơn gia hạn tư cách lưu trú tại Cục Xuất nhập cảnh trước 3 tháng khi visa hết hạn.
Việc quên gia hạn có thể khiến bạn bị xem là cư trú bất hợp pháp, ảnh hưởng đến kết quả học tập và hồ sơ xin học bổng.
Thay đổi tư cách lưu trú
Nếu bạn chuyển từ bậc học này sang bậc học khác (ví dụ từ trường Nhật ngữ lên đại học), hoặc bắt đầu đi làm, bạn phải nộp đơn xin thay đổi tư cách lưu trú tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Đây là bước thuộc nhóm thủ tục nhập cảnh Nhật Bản sau khi đã ổn định cuộc sống tại Nhật, giúp bạn duy trì tình trạng cư trú hợp pháp.
Mời người thân sang Nhật
Theo quy định của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản, vợ/chồng và con của du học sinh đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng có thể bảo lãnh người thân vào Nhật Bản theo visa theo diện “lưu trú gia đình” (Dependent Visa). Thời hạn của visa này sẽ tương ứng với thời gian lưu trú hợp pháp của du học sinh. Tuy nhiên, việc xét duyệt sẽ dựa trên khả năng tài chính và điều kiện cư trú thực tế, do đó nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh thu nhập và chỗ ở.
Đối với du học sinh trường Nhật ngữ sẽ không đủ điều kiện để đưa người phụ thuộc (ví dụ: thành viên gia đình, con cái, vợ/chồng) vào Nhật Bản theo thị thực phụ thuộc. Quy định này không có ngoại lệ.
Trách nhiệm khi thay đổi thông tin cá nhân
Khi có thay đổi như chuyển trường, đổi nơi ở, thay đổi quốc tịch hoặc thông tin cá nhân, bạn phải thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh và chính quyền địa phương.
Việc cập nhật này là yêu cầu bắt buộc trong hệ thống thủ tục nhập cảnh Nhật Bản, giúp duy trì tính hợp pháp của tư cách lưu trú.
Kết luận: Chuẩn bị kỹ – Bắt đầu thuận lợi
Việc chuẩn bị kỹ càng cho thủ tục nhập cảnh Nhật Bản giúp bạn tránh sai sót, rút ngắn thời gian xét duyệt, và yên tâm bắt đầu hành trình du học.
Du học Nhật Bản YOKO luôn đồng hành cùng bạn từ khâu xin COE, chuẩn bị hồ sơ visa, đến khi đặt chân đến Nhật và ổn định cuộc sống.
ĐỂ LẠI BÌNH LUẬN CỦA BẠN!