Thẻ cư trú Nhật Bản là giấy tờ tùy thân quan trọng nhất đối với mọi du học sinh khi bắt đầu hành trình học tập tại xứ sở hoa anh đào. Đây không chỉ đơn thuần là chứng minh thư nhận dạng mà còn là “chìa khóa” giúp bạn thực hiện mọi thủ tục hành chính từ mở tài khoản ngân hàng, thuê nhà trọ đến đăng ký điện thoại di động. Bài viết này, Du học Nhật Bản YOKO sẽ giúp bạn nắm vững 4 điều về thẻ cư trú Nhật Bản mà mọi du học sinh cần đặc biệt lưu ý: cấp thẻ, khai báo, xử lý khi mất và trả lại thẻ.
THẺ CƯ TRÚ NHẬT BẢN LÀ GÌ?
Định nghĩa và vai trò của thẻ cư trú
Thẻ cư trú Nhật Bản (Zairyu Card – 在留カード) là chứng minh thư nhận dạng cá nhân dành cho người nước ngoài sinh sống tại Nhật Bản. Trên thẻ có ghi đầy đủ thông tin cá nhân, thời gian được phép cư trú, tư cách lưu trú và các quyền lợi liên quan. Đối với du học sinh, tư cách cư trú thường là “Ryugaku” (留学) với thời hạn từ 3 tháng đến 2 năm tùy trường học.
Người từ 16 tuổi trở lên phải luôn mang theo thẻ cư trú bên mình. Đây là yêu cầu bắt buộc theo luật pháp Nhật Bản. Nếu bạn không xuất trình được thẻ khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng, bạn có thể bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí ảnh hưởng đến tư cách lưu trú.
Ngoài ra, thẻ cư trú Nhật Bản còn được sử dụng trong các giao dịch quan trọng. Khi làm thủ tục tại văn phòng khu vực (Kuyakusho), ký hợp đồng thuê nhà, mở tài khoản ngân hàng hay đăng ký dịch vụ viễn thông, bạn đều phải xuất trình thẻ này. Vì vậy, việc bảo quản và sử dụng đúng cách là vô cùng quan trọng.
Đối tượng được cấp thẻ cư trú
Không phải tất cả người nước ngoài đến Nhật đều được cấp thẻ cư trú. Thẻ chỉ được cấp cho người cư trú tại Nhật Bản trên 3 tháng, còn được gọi là “người cư trú trung, dài hạn”. Du học sinh theo học tại trường Nhật ngữ hay trường chuyên môn (senmon) thường có thời gian cư trú từ 6 tháng đến 2 năm, do đó đều thuộc đối tượng được cấp thẻ cư trú Nhật Bản.
Có 6 trường hợp không được cấp thẻ cư trú.
- Người có thời gian cư trú là “3 tháng” trở xuống
- Người có tư cách cư trú là “Cư trú ngắn hạn”
- Người có tư cách cư trú là “Ngoại giao” hoặc “Công vụ”
- Nhân viên Văn phòng tại Nhật Bản của Hiệp hội Quan hệ Đài Loan – Nhật Bản (Văn phòng đại diện kinh tế và văn hóa Đài Bắc tại Nhật Bản v.v…) hoặc Cơ quan đại diện thường trực của Palestine tại Nhật Bản có tư cách cư trú là “Hoạt động đặc định” và gia đình của họ
- Người vĩnh trú đặc biệt
- Người không có tư cách cư trú
Điều này có nghĩa là nếu bạn đăng ký du học Nhật Bản kỳ tháng 07/2026 tại trường Nhật ngữ hoặc senmon, bạn chắc chắn sẽ được cấp thẻ cư trú. Đây là điều kiện tiên quyết để bạn bắt đầu cuộc sống du học tại Nhật một cách hợp pháp và thuận lợi.
ĐIỀU 1: CẤP THẺ CƯ TRÚ – THỜI ĐIỂM VÀ CÁCH THỨC NHẬN THẺ
Nhận thẻ cư trú tại sân bay quốc tế
Khi được phép nhập cảnh tại 7 sân bay lớn của Nhật Bản bao gồm Narita, Haneda, Chubu, Kansai, New Chitose, Hiroshima và Fukuoka, du học sinh sẽ được cấp thẻ cư trú Nhật Bản ngay tại sân bay. Đây là cách thức thuận tiện nhất vì bạn có thể nhận thẻ ngay sau khi hoàn tất thủ tục nhập cảnh mà không cần chờ đợi hay làm thủ tục bổ sung.
Quy trình nhận thẻ tại sân bay diễn ra nhanh chóng. Sau khi xuất trình hộ chiếu và giấy tờ liên quan, nhân viên xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra thông tin và cấp thẻ cho bạn trong vòng vài phút. Hãy kiểm tra kỹ thông tin trên thẻ ngay sau khi nhận, đảm bảo tên, ngày sinh, tư cách lưu trú và thời hạn đều chính xác.
Tuy nhiên, không phải du học sinh nào cũng nhập cảnh qua 7 sân bay này. Nếu bạn đến Nhật qua các cảng biển hoặc sân bay nhỏ khác, quy trình nhận thẻ sẽ khác một chút. Điều này dẫn đến phương thức thứ hai để nhận thẻ cư trú Nhật Bản mà chúng ta sẽ tìm hiểu ngay sau đây.
Nhận thẻ cư trú qua đường bưu điện
Nếu nhập cảnh tại sân bay hoặc cảng biển không nằm trong danh sách 7 sân bay lớn, bạn sẽ không nhận được thẻ cư trú Nhật Bản ngay. Thay vào đó, sau khi nhập cảnh, bạn phải nộp “Thông báo chuyển đến” tại văn phòng khu vực (Kuyakusho) nơi bạn sinh sống. Sau đó, thẻ cư trú sẽ được gửi đến địa chỉ của bạn qua đường bưu điện.
Thời gian chờ đợi thường khoảng 1-2 tuần tùy vào từng khu vực. Trong thời gian này, bạn có thể sử dụng hộ chiếu để chứng minh danh tính khi làm các thủ tục cần thiết. Tuy nhiên, nhiều giao dịch như mở tài khoản ngân hàng hay ký hợp đồng thuê nhà có thể yêu cầu thẻ cư trú, do đó bạn cần lên kế hoạch hợp lý.
Khi nhận thẻ qua bưu điện, bạn cần có mặt để ký nhận. Nhân viên bưu điện sẽ yêu cầu xuất trình hộ chiếu để xác nhận danh tính trước khi giao thẻ. Hãy kiểm tra kỹ thông tin trên thẻ cư trú Nhật Bản ngay khi nhận và liên hệ với Cục Quản lý xuất nhập cảnh nếu phát hiện sai sót.
Các trường hợp được cấp thẻ cư trú mới
Ngoài lần cấp đầu tiên khi nhập cảnh, còn có 3 trường hợp khác mà du học sinh được cấp thẻ cư trú Nhật Bản mới. Trường hợp thứ nhất là khi được phép gia hạn thời gian cư trú. Trước khi hết hạn, bạn cần nộp đơn xin gia hạn tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh và nếu được chấp thuận, thẻ mới sẽ được cấp với thời hạn kéo dài.
Trường hợp thứ hai là khi thay đổi tư cách cư trú. Ví dụ, nếu bạn tốt nghiệp trường Nhật ngữ và chuyển sang học senmon hoặc từ tư cách du học sang tư cách làm việc, bạn cần làm thủ tục thay đổi tư cách lưu trú. Sau khi được chấp thuận, bạn sẽ nhận được thẻ cư trú mới phản ánh tư cách mới của mình.
Trường hợp thứ ba áp dụng cho những ai sinh con tại Nhật Bản. Nếu trẻ không có quốc tịch Nhật và bạn muốn trẻ lưu trú tại Nhật trên 60 ngày, phải nộp đơn xin cấp tư cách cư trú trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh. Tuy trường hợp này ít gặp với du học sinh, nhưng biết trước sẽ giúp bạn xử lý tốt nếu gặp tình huống tương tự.
ĐIỀU 2: KHAI BÁO ĐỊA CHỈ CƯ TRÚ – THỦ TỤC BẮT BUỘC TRONG 14 NGÀY
Thời hạn và địa điểm khai báo
Sau khi ấn định nơi ở chính thức tại Nhật Bản, du học sinh phải khai báo địa chỉ cư trú trong vòng 14 ngày. Đây là quy định bắt buộc theo luật pháp Nhật Bản và việc không tuân thủ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Thời hạn 14 ngày được tính từ ngày bạn chính thức chuyển đến địa chỉ mới, không phải từ ngày nhập cảnh.
Địa điểm khai báo là văn phòng khu vực (Kuyakusho) nơi bạn sinh sống. Mỗi quận, thành phố tại Nhật đều có văn phòng riêng và bạn phải đến đúng văn phòng quản lý khu vực mình ở. Thời gian làm việc thường từ 8h30 đến 17h00 các ngày trong tuần, nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ.
Nếu bạn bỏ qua thủ tục khai báo địa chỉ cư trú, thẻ cư trú Nhật Bản của bạn sẽ không được cập nhật địa chỉ. Điều này gây khó khăn khi làm các thủ tục hành chính khác như mở tài khoản ngân hàng, đăng ký điện thoại hoặc xin việc làm thêm. Nghiêm trọng hơn, bạn có thể bị xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến việc gia hạn visa.
Giấy tờ cần thiết khi khai báo
Khi đến Kuyakusho để khai báo địa chỉ, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Nếu đã nhận thẻ cư trú Nhật Bản tại sân bay (trường hợp nhập cảnh qua 7 sân bay lớn), bạn chỉ cần mang theo thẻ cư trú. Nhân viên sẽ ghi địa chỉ mới lên mặt sau của thẻ bằng con dấu đặc biệt.
Trường hợp chưa nhận được thẻ cư trú (nhập cảnh qua cảng biển hoặc sân bay nhỏ), bạn cần mang theo hộ chiếu. Nhân viên sẽ ghi nhận thông tin khai báo của bạn và thẻ cư trú sẽ được gửi đến địa chỉ này qua bưu điện trong vòng 1-2 tuần. Do đó, việc khai báo đúng và kịp thời là rất quan trọng.
Ngoài giấy tờ tùy thân, một số Kuyakusho có thể yêu cầu thêm hợp đồng thuê nhà hoặc giấy xác nhận từ chủ nhà. Tuy không bắt buộc ở tất cả địa phương nhưng bạn nên chuẩn bị sẵn để tránh phải đi lại nhiều lần. Quy trình khai báo thường diễn ra nhanh chóng, chỉ mất khoảng 10-15 phút.
Lưu ý quan trọng khi thông báo chuyển đến
Nhiều du học sinh mắc sai lầm khi cho rằng chỉ cần khai báo địa chỉ một lần duy nhất khi mới đến Nhật. Thực tế, mỗi khi bạn chuyển nhà sang địa chỉ mới, bạn đều phải làm thủ tục thông báo chuyển đi ở địa chỉ cũ và thông báo chuyển đến ở địa chỉ mới trong vòng 14 ngày. Việc này đảm bảo thẻ cư trú Nhật Bản luôn cập nhật thông tin chính xác.
Nếu chuyển đến khu vực khác trong cùng thành phố, bạn chỉ cần làm thủ tục tại một Kuyakusho. Tuy nhiên, nếu chuyển sang thành phố khác, bạn phải làm thủ tục chuyển đi tại Kuyakusho cũ và nhận giấy chứng nhận, sau đó mang đến Kuyakusho mới để hoàn tất thủ tục chuyển đến.
Đặc biệt lưu ý rằng địa chỉ trên thẻ cư trú Nhật Bản là địa chỉ chính thức của bạn tại Nhật. Mọi thư từ quan trọng từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh, trường học hay cơ quan thuế đều được gửi đến địa chỉ này. Nếu thông tin không chính xác, bạn có thể bỏ lỡ những thông báo quan trọng ảnh hưởng đến tư cách lưu trú.
ĐIỀU 3: MẤT THẺ CƯ TRÚ – XỬ LÝ NHANH CHÓNG TRÁNH RỦI RO
Thời hạn xin cấp lại thẻ cư trú
Làm mất thẻ cư trú Nhật Bản là tình huống không ai mong muốn nhưng có thể xảy ra. Khi phát hiện mất thẻ, bạn cần hành động nhanh chóng. Theo quy định, bạn phải nộp đơn xin cấp lại thẻ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát hiện việc làm mất.
Thời hạn 14 ngày là rất quan trọng và không được gia hạn. Nếu bạn chậm trễ trong việc báo mất và xin cấp lại, bạn có thể bị xử phạt hành chính. Trong trường hợp nghiêm trọng, việc vi phạm này có thể ảnh hưởng đến khả năng gia hạn visa hoặc thậm chí dẫn đến hủy bỏ tư cách lưu trú.
Trong thời gian chờ cấp lại thẻ mới, bạn sẽ không có giấy tờ chứng minh tư cách lưu trú hợp pháp. Điều này gây khó khăn lớn trong sinh hoạt hàng ngày từ việc đi lại, làm việc đến các giao dịch hành chính. Do đó, việc xử lý nhanh chóng và đúng quy trình là vô cùng cần thiết để giảm thiểu ảnh hưởng.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm mất thẻ
Để xin cấp lại thẻ cư trú Nhật Bản, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Đầu tiên là hộ chiếu còn hiệu lực. Đây là giấy tờ quan trọng nhất để chứng minh danh tính và tư cách lưu trú của bạn khi chưa có thẻ cư trú.
Tiếp theo, bạn cần 1 tấm ảnh thẻ kích thước 4cm x 3cm, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất. Ảnh phải đạt tiêu chuẩn: nền trắng, nhìn thẳng, không đeo kính râm hay mũ che mặt. Người dưới 16 tuổi không bắt buộc phải có ảnh thẻ.
Quan trọng nhất là tài liệu chứng minh việc làm mất thẻ. Bạn cần đến đồn cảnh sát gần nhất để khai báo mất đồ và nhận Giấy chứng minh khai báo mất đồ (Funshitsu Todoke). Nếu thẻ bị mất do trộm cắp, cần có Giấy chứng minh khai báo bị trộm cắp. Trong trường hợp mất thẻ do thiên tai, cần có Giấy chứng minh nạn nhân thảm họa.
Quy trình xin cấp lại tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương (Immigration Service Bureau) để nộp đơn. Tại đây, bạn sẽ nhận Đơn xin cấp lại thẻ cư trú và điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn. Nếu không thành thạo tiếng Nhật, hãy nhờ bạn bè hoặc nhân viên trường hỗ trợ.
Thời gian xử lý đơn thường mất từ 2-4 tuần tùy vào từng khu vực và thời điểm nộp đơn. Trong thời gian này, bạn sẽ được cấp giấy xác nhận đã nộp đơn xin cấp lại thẻ. Giấy này có giá trị chứng minh bạn đang trong quá trình xin cấp lại thẻ cư trú Nhật Bản hợp pháp.
Khi thẻ mới được cấp, bạn sẽ nhận được thông báo qua bưu điện. Hãy mang theo hộ chiếu và giấy thông báo đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh để nhận thẻ. Lưu ý rằng quá trình xin cấp lại hoàn toàn miễn phí, bạn không phải đóng bất kỳ khoản phí nào cho việc cấp lại thẻ cư trú.
ĐIỀU 4: TRẢ LẠI THẺ CƯ TRÚ – CÁC TRƯỜNG HỢP BẮT BUỘC
Trả thẻ khi xuất cảnh đơn thuần
Khi kết thúc thời gian du học và xuất cảnh khỏi Nhật Bản một cách đơn thuần (không có dự định quay lại), bạn phải trả lại thẻ cư trú Nhật Bản. Đây là quy định bắt buộc theo luật pháp Nhật Bản. Cách thức đơn giản nhất là trao trả thẻ cho nhân viên thẩm tra nhập cảnh tại sân bay hoặc cảng biển khi làm thủ tục xuất cảnh.
Nhân viên sẽ kiểm tra thông tin trên thẻ và hộ chiếu của bạn, sau đó thu hồi thẻ. Quá trình này diễn ra nhanh chóng và không cần thêm bất kỳ giấy tờ nào. Bạn chỉ cần đưa thẻ cư trú khi được yêu cầu trong quá trình làm thủ tục xuất cảnh.
Một số du học sinh lo lắng về việc trả thẻ sẽ ảnh hưởng đến khả năng quay lại Nhật trong tương lai. Thực tế, việc trả thẻ khi xuất cảnh đơn thuần là hoàn toàn bình thường và không gây ảnh hưởng tiêu cực nào. Nếu sau này bạn muốn quay lại Nhật Bản với tư cách khác (làm việc, du học tiếp), bạn chỉ cần xin visa mới theo quy trình thông thường.
Các trường hợp đặc biệt phải trả thẻ
Ngoài trường hợp xuất cảnh đơn thuần, còn có 3 tình huống đặc biệt khác mà du học sinh phải trả lại thẻ cư trú Nhật Bản trong vòng 14 ngày. Trường hợp đầu tiên là khi người thân hoặc người chung sống tử vong. Mặc dù đây là tình huống hiếm gặp và đau buồn, nhưng theo quy định pháp luật, bạn vẫn phải hoàn thành nghĩa vụ trả thẻ đúng hạn.
Trường hợp thứ hai là khi bạn rời Nhật Bản với giấy phép tái nhập cảnh hoặc tái nhập cảnh đặc biệt nhưng không quay trở lại trong thời gian giấy phép còn hiệu lực. Nhiều du học sinh xin giấy phép tái nhập cảnh để về thăm nhà nhưng sau đó quyết định không quay lại Nhật nữa. Trong trường hợp này, bạn phải trả lại thẻ cư trú theo đúng quy định.
Trường hợp thứ ba là khi nhận được quốc tịch Nhật Bản. Mặc dù rất hiếm du học sinh nhận quốc tịch Nhật trong thời gian học, nhưng nếu điều này xảy ra, bạn không còn là người nước ngoài nữa và do đó phải trả lại thẻ cư trú Nhật Bản vì đã trở thành công dân Nhật Bản.
Phương thức trả lại thẻ cư trú
Khi phải trả thẻ trong các trường hợp đặc biệt (không phải xuất cảnh tại sân bay), bạn có hai phương thức để hoàn thành nghĩa vụ này. Cách thứ nhất là mang trực tiếp đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương gần nhất. Đây là cách đơn giản và nhanh chóng nhất vì bạn có thể hoàn tất thủ tục ngay trong ngày.
Cách thứ hai là gửi qua đường bưu điện. Bạn cần gửi thẻ cư trú Nhật Bản đến địa chỉ: “2-7-11, Aomi, Koto-ku, Tokyo, 135-0064, Tokyo Kowan Godo Chosha 9F, Bộ phận kiểm tra trực tuyến, Văn phòng chi nhánh Odaiba, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú Tokyo”. Hãy nhớ ghi rõ bên ngoài phong bì: “Zairyu card henno (Trả lại Thẻ cư trú)”.
Khi gửi qua bưu điện, nên sử dụng hình thức gửi có đăng ký (Kakitome) để đảm bảo thẻ được giao đến đúng địa chỉ và có thể theo dõi được. Thời gian gửi phải đảm bảo thẻ đến nơi trong vòng 14 ngày kể từ khi phát sinh nghĩa vụ trả thẻ. Việc chậm trễ hoặc không trả thẻ có thể bị xử phạt hành chính.
Điều 5 – Cách cập nhật thẻ cư trú Nhật Bản
| Mục | Nội dung |
| 1. Nơi cập nhật |
|
| 2. Hồ sơ cần chuẩn bị |
|
| 3. Quy trình cập nhật |
|
| 4. Chi phí | 4.000 yên (mua bằng tem doanh thu – 収入印紙) |
| 5. Lưu ý quan trọng |
|
KẾT LUẬN
Thẻ cư trú Nhật Bản là giấy tờ quan trọng nhất trong hành trình du học của bạn tại xứ sở hoa anh đào. Việc nắm vững 5 điều then chốt về cấp thẻ, khai báo địa chỉ, xử lý khi mất, trả lại và gia hạn thẻ sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối không đáng có. Mỗi quy định đều có thời hạn cụ thể và hậu quả nghiêm trọng nếu vi phạm, do đó việc tuân thủ đúng là vô cùng cần thiết.
Cấp thẻ cư trú diễn ra ngay tại sân bay hoặc qua đường bưu điện tùy vào cảng nhập cảnh. Khai báo địa chỉ phải thực hiện trong 14 ngày mỗi khi chuyển nhà. Khi làm mất thẻ, hãy nhanh chóng đến cảnh sát khai báo và xin cấp lại tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh trong 14 ngày. Cuối cùng, nhớ trả thẻ khi xuất cảnh hoặc trong các trường hợp đặc biệt theo quy định.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Du học Nhật Bản YOKO tự hào là đơn vị tư vấn du học Nhật Bản uy tín, miễn 100% phí dịch vụ và luôn đồng hành cùng học viên. Du học Nhật Bản YOKO hiểu rằng thủ tục hành chính tại Nhật có thể phức tạp với du học sinh mới, vì vậy đội ngũ của Du học Nhật Bản YOKO luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc về thẻ cư trú Nhật Bản cũng như các vấn đề liên quan.
Du học Nhật Bản đang mở cơ hội tuyệt vời cho những bạn trẻ có ước mơ học tập tại trường Nhật ngữ và senmon. Hãy chuẩn bị kỹ càng kiến thức về thẻ cư trú và các quy định pháp luật để hành trình du học của bạn được thuận lợi nhất. Du học Nhật Bản YOKO luôn đồng hành cùng bạn trên con đường chinh phục ước mơ tại đất nước mặt trời mọc.
Bài viết hữu ích:
ĐỂ LẠI BÌNH LUẬN CỦA BẠN!