Các bước cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản

Việc cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản khi du học sinh, kỹ sư hoặc thực tập sinh sắp hết hạn visa lưu trú. Nếu không xử lý kịp thời, bạn có thể gặp khó khăn khi gia hạn visa, chuyển tư cách lưu trú hoặc thực hiện các thủ tục hành chính tại Nhật.

Du học Nhật Bản YOKO sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình cấp lại hộ chiếu hết hạn, giúp bạn chuẩn bị hồ sơ nhanh, đúng và hạn chế bị trả giấy tờ.

Tại sao phải thực hiện các bước cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản kịp thời?

Hộ chiếu là giấy tờ pháp lý tối quan trọng khẳng định quyền công dân và danh tính của bạn khi ở nước ngoài. Nếu bạn lơ là và để hộ chiếu quá hạn, bạn sẽ đối mặt với rất nhiều rắc rối pháp lý nghiêm trọng tại nước sở tại.

Đầu tiên, Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ từ chối xử lý hồ sơ gia hạn tư cách lưu trú (visa) của bạn nếu hộ chiếu không còn thời hạn. Điều này đồng nghĩa với việc bạn có nguy cơ phải chấm dứt việc học tại trường Nhật ngữ hoặc công việc hiện tại để về nước.

Thứ hai, các hãng hàng không sẽ thẳng thừng từ chối check-in đối với hành khách có hộ chiếu hết hạn, khiến bạn không thể mua vé bay về Việt Nam trong các tình huống khẩn cấp. Do đó, việc chủ động tìm hiểu và tiến hành các bước cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản trước khi hộ chiếu cũ hết hạn khoảng 6 tháng là cực kỳ cần thiết.

Khi nào nên cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản?

Bạn nên thực hiện cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản khi:

• Hộ chiếu còn dưới 6 tháng
• Hộ chiếu bị rách, bong tróc
• Hết trang visa
• Thông tin cá nhân thay đổi
• Chuẩn bị gia hạn visa Nhật
• Chuẩn bị chuyển trường hoặc chuyển việc

Hồ sơ cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản gồm những gì?

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông: Bạn truy cập cổng thông tin của Cục Lãnh sự tại đường link https://passport.mofa.gov.vn để điền thông tin trực tuyến, sau đó in tờ khai ra và ký tên.

• Ảnh thẻ cá nhân: Chuẩn bị 02 ảnh thẻ kích thước 3.5cm x 4.5cm hoặc 4cm x 6cm, chụp trên nền trắng, mắt nhìn thẳng, lộ rõ hai tai, không đeo kính màu và được chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.

• Hộ chiếu cũ bản gốc: Mang theo cuốn hộ chiếu cũ đã hết hạn hoặc sắp hết hạn cùng với 01 bản photocopy các trang số 2, 3 và 4 để cơ quan thẩm quyền đối chiếu thông tin.

  Lưu ý quan trọng: Đối với trường hợp người xin cấp lại hộ chiếu đã quá hạn quá lâu hoặc thông tin nhân thân có sự thay đổi lớn so với hộ chiếu cũ, bạn bắt buộc phải nộp kèm bản sao Căn cước công dân (CCCD) hoặc Chứng minh nhân dân còn hiệu lực.

• Thẻ ngoại kiều (Zairyu Card): Nộp 01 bản photocopy đầy đủ cả hai mặt của thẻ cư trú còn thời hạn rõ ràng.

• Phiếu cư trú (Jyuminhyo): Bản gốc xin tại tòa thị chính (Shiyakusho) nơi bạn đang sinh sống, giấy này phải được cấp trong vòng 3 tháng trở lại đây.

• Giấy xác nhận của nhà trường/cơ quan: Nếu bạn là du học sinh, cần xin Giấy xác nhận đang học (Zaigaku Shoumeisho) từ trường Nhật ngữ. Nếu là thực tập sinh, cần Giấy xác nhận làm việc (Zaishoku Shoumeisho) của nghiệp đoàn.

Chi tiết các bước cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản chuẩn xác nhất

Khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, bạn sẽ tiến hành quy trình nộp và nhận kết quả. Hãy tuân thủ nghiêm ngặt các bước cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản sau đây để không mất thời gian đi lại nhiều lần.

Bước 1: Đặt lịch hẹn trực tuyến với Cơ quan đại diện Việt Nam

Hiện nay, để giảm thiểu tình trạng quá tải và xếp hàng chờ đợi, Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo và các Tổng Lãnh sự quán tại Osaka hay Fukuoka đều yêu cầu công dân đặt lịch hẹn online trước khi đến. Bạn truy cập vào trang web chính thức của cơ quan lãnh sự gần nơi mình ở nhất, lựa chọn dịch vụ “Cấp đổi hộ chiếu”, chọn ngày giờ phù hợp và lưu lại mã xác nhận lịch hẹn.

Bước 2: Đến nộp hồ sơ trực tiếp và đóng lệ phí lãnh sự

Đến ngày hẹn, bạn mang toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị cùng mã đặt lịch hẹn đến trụ sở cơ quan lãnh sự. Nhân viên kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ, nếu đạt yêu cầu, bạn sẽ tiến hành đóng lệ phí xin cấp lại hộ chiếu theo quy định (mức phí thông thường dao động từ 6,000 đến 8,500 Yên tùy thời điểm). Bạn sẽ nhận được một phiếu hẹn trả kết quả ghi rõ ngày nhận hộ chiếu mới.

Bước 3: Nhận hộ chiếu mới trực tiếp hoặc qua đường bưu điện

Thông thường, thời gian xử lý và cấp hộ chiếu mới sẽ kéo dài từ 5 đến 10 ngày làm việc. Đến ngày hẹn, bạn có thể lên trực tiếp văn phòng lãnh sự để nhận lại hộ chiếu mới cùng hộ chiếu cũ đã được bấm lỗ hủy giá trị. Nếu ở xa, bạn có thể đăng ký dịch vụ gửi trả kết quả qua bưu điện bằng cách chuẩn bị sẵn phong bì Letter Pack (loại 레터팩 viết sẵn địa chỉ nhà) để nhận hộ chiếu tại nhà.

Địa chỉ nộp hồ sơ thực hiện các bước cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản

Tùy thuộc vào khu vực, tỉnh thành mà bạn đang sinh sống và học tập, bạn cần lựa chọn đúng Cơ quan đại diện Việt Nam phù hợp để nộp hồ sơ các bước cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản.

Đại sứ quán Việt Nam tại thủ đô Tokyo

Địa chỉ này phụ trách tiếp nhận hồ sơ của công dân cư trú tại Tokyo và các tỉnh lân cận thuộc miền Bắc và miền Trung Nhật Bản như Kanagawa, Chiba, Saitama, Shizuoka, Gunma…

• Địa chỉ: 〒151-0062 Tokyo, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho 50-11.

• Điện thoại liên hệ: +81-3-3262-2851.

Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại thành phố Osaka

Văn phòng này chuyên xử lý thủ tục cho cộng đồng người Việt sinh sống tại khu vực Kansai và các tỉnh phía Tây như Osaka, Kyoto, Hyogo, Nara, Shiga, Shizuoka, Aichi…

• Địa chỉ: 〒590-0952 Osaka, Sakai-shi, Sakai-ku, Ichinocho Higashi 4-2-15.

• Điện thoại liên hệ: +81-6-6470-6300.

Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại thành phố Fukuoka

Đây là địa điểm tiếp nhận hồ sơ dành riêng cho các bạn đang học tập tại các trường Nhật ngữ hoặc làm việc ở khu vực Kyushu và các tỉnh miền Nam Nhật Bản.

• Địa chỉ: 〒810-0801 Fukuoka, Fukuoka-shi, Hakata-ku, Nakasu 5-3-8 Chiya Building 4F.

• Điện thoại liên hệ: +81-92-401-3000.

Những lưu ý khi tiến hành các bước cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản

Trong quá trình thực hiện cấp lại hộ chiếu tại Nhật Bản, có một số mẹo nhỏ và lưu ý cực kỳ quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để tránh những sai sót không đáng có.

Đầu tiên, tuyệt đối không được sử dụng ảnh thẻ chụp bằng ứng dụng điện thoại rồi in ra giấy thường, ảnh bị mờ hoặc ảnh nền xanh, vì cơ quan lãnh sự sẽ từ chối tiếp nhận ngay lập tức. Hãy ra các bốt chụp ảnh tự động tại ga tàu điện ngầm của Nhật, chọn chế độ chụp ảnh hộ chiếu (Passport) nền trắng để đảm bảo chuẩn kích cỡ và độ sắc nét.

Thứ hai, sau khi nhận được hộ chiếu mới, bạn phải mang cả hộ chiếu cũ, hộ chiếu mới và thẻ ngoại kiều đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản gần nhất để làm thủ tục cập nhật thông tin số hộ chiếu mới vào hệ thống quản lý cư trú. Nếu không cập nhật, bạn có thể gặp rắc rối khi làm thủ tục xuất nhập cảnh tại sân bay sau này.

Kết luận

Việc nắm vững và thực hiện đúng các bước cấp lại hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình mà còn đảm bảo cho hành trình du học, làm việc tại nước ngoài luôn thuận buồm xuôi gió. Hãy luôn kiểm tra thời hạn hộ chiếu của mình định kỳ để chủ động trong mọi tình huống.

Bạn đang ấp ủ ước mơ đặt chân đến đất nước Mặt trời mọc, học tập tại những trường Nhật ngữ hàng đầu và trải nghiệm nền văn hóa văn minh? Đừng ngần ngại để lại thông tin ngay hôm nay! Hãy đăng ký du học Nhật Bản tại Du học Nhật Bản YOKO để nhận được sự tư vấn lộ trình học tập tối ưu, hỗ trợ làm hồ sơ visa tỷ lệ đỗ cao và đồng hành cùng bạn trong suốt thời gian sinh sống tại Nhật. Du học Nhật Bản YOKOluôn sẵn sàng chắp cánh cho tương lai của bạn!

FAQ — Câu hỏi thường gặp