TRÌNH CỤC BAO LÂU THÌ RA TƯ CÁCH LƯU TRÚ (COE)?

TRÌNH CỤC BAO LÂU THÌ RA TƯ CÁCH LƯU TRÚ (COE)?

Khi bạn chuẩn bị đi Nhật – du học, làm việc hay sinh sống lâu dài – một trong những bước quan trọng nhất là xin COE (Certificate of Eligibility – Giấy chứng nhận tư cách lưu trú). 

Trong bài viết này, YOKO sẽ phân tích chi tiết: thời gian xét duyệt thông thường, các yếu tố ảnh hưởng, cách rút ngắn thời gian, và những lưu ý quan trọng. 

COE là gì & vai trò trong quá trình xin visa Nhật

Trước khi đi vào thời gian xét, mình điểm nhanh COE cho ai chưa rõ:

• COE (Certificate of Eligibility) là giấy xác nhận của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản, cho biết bạn đủ điều kiện để được cấp visa lưu trú dài hạn (học tập, làm việc, đi theo gia đình, kỹ năng đặc định, v.v.).
  
  
• Khi sở hữu COE, bạn mang nó đến Đại sứ quán / Lãnh sự quán Nhật (tại Việt Nam) để xin visa dễ hơn. Bộ Ngoại giao Nhật khuyến nghị người xin lưu trú dài hạn nên có COE trước khi xin visa. us.emb-japan.go.jp+2se.emb-japan.go.jp+2
  
  
• Sau khi được cấp COE, bạn phải nhập cảnh vào Nhật trong vòng 3 tháng kể từ ngày chỉ định trên giấy chứng nhận (dù visa có hạn lâu hơn). us.emb-japan.go.jp
  
  

Do vậy, COE là “cửa ải” bắt buộc và bước nền tảng trước khi xin visa dài hạn.

Thời gian xét COE: thông thường và thực tế

Cục Xuất nhập cảnh Nhật sẽ xét hồ sơ và cấp COE trong khoảng 1 đến 3 tháng kể từ ngày hồ sơ hợp lệ được nộp. Nippon Travel+3se.emb-japan.go.jp+3insc.tohoku.ac.jp+3

Do đó, nếu mọi giấy tờ đầy đủ và không có vấn đề, bạn nên tính trước từ 2 tháng để có kết quả COE.

Tuy nhiên, trong thực tế, có nhiều trường hợp thời gian xét COE kéo dài hơn nhiều vì các lý do khách quan. Dưới đây là những ví dụ và số liệu thực tế:

Như vậy, thời gian thực tế có thể kéo dài hơn 3 tháng, thậm chí đến 5–6 tháng trong những trường hợp bị “kẹt” hồ sơ hoặc bị phụ tải cao.

Yếu tố ảnh hưởng đến thời gian

Dưới đây là các yếu tố chính khiến COE bị chậm:

• Địa điểm Cục Xuất nhập cảnh (Tokyo, Osaka, các vùng nhỏ) – nơi đông hồ sơ thường xử lý chậm hơn
• Loại tư cách lưu trú / visa: nếu là kỹ năng đặc định, quản lý, kinh doanh thì có thể xét kỹ hơn
• Quy mô / độ uy tín của tổ chức bảo lãnh: công ty lớn thường xử hồ sơ nhanh hơn
• Chất lượng hồ sơ, giấy tờ thiếu/phiên dịch sai / chứng minh tài chính không rõ ràng
• Mùa cao điểm xét COE/visa (tháng trước mùa nhập học, tháng chuyển giao năm học)
  Chính sách nội bộ Cục Xuất nhập cảnh Nhật (qua quy định mới, thay đổi xử lý)

Chính vì vậy, bạn không nên chờ đến sát ngày sang Nhật mới bắt đầu làm COE.

Ước lượng thời gian theo từng diện & hướng dẫn rút ngắn

Để bạn dễ hình dung, dưới đây là ước lượng thời gian xét COE tùy diện phổ biến + cách để rút ngắn thời gian:

Gợi ý rút ngắn thời gian:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bản dịch tiếng Nhật chính xác
• Gửi hồ sơ càng sớm càng tốt, tránh mùa đông vùng cao điểm
• Công ty bảo lãnh phải theo sát, kiểm tra xem có giấy tờ nào bị yêu cầu bổ sung
• Nếu có hồ sơ thuyết minh hoặc tài liệu phụ chứng minh rõ ràng, đính kèm
• Liên tục theo dõi tiến độ với Cục Xuất nhập cảnh

Những lưu ý giúp bạn “không bị trễ”

• Không để sát ngày xuất cảnh mới làm COE, vì rủi ro bị trễ rất cao
• Theo dõi tiến độ: bạn hoặc công ty bảo lãnh nên liên hệ với Cục xuất nhập cảnh nếu thời gian xét quá lâu
• Hãy kiểm tra kỹ hồ sơ lần cuối trước khi nộp, tránh sai sót
• Gia hạn / chuyển đổi COE / visa cần bắt đầu trước khi hết hạn (thường trước 3 tháng)
• Nếu bị từ chối COE, bạn phải chờ 6 tháng mới được nộp lại.
• Trong trường hợp Cục bị quá tải (như Osaka nộp quá nhiều hồ sơ), thời gian xét có thể bị kéo dài đáng kể.

Kết luận & lời khuyên cuối cùng

Tóm lại:

• Thời gian lý tưởng để Cục cấp COE là 1 – 3 tháng, nếu hồ sơ đầy đủ và thuận lợi.
• Nhưng trong thực tế, có rất nhiều trường hợp bị kéo dài đến 4–6 tháng, do địa điểm, loại COE, số lượng hồ sơ và chất lượng hồ sơ.
• Vì vậy, bạn nên chuẩn bị trước, gửi hồ sơ càng sớm càng tốt, và theo sát tiến độ từ công ty bảo lãnh / trường bên Nhật.

Mẹo nhỏ: Có nền tiếng Nhật tốt, hiểu quy trình, và nộp hồ sơ “sạch” sẽ giúp bạn tránh bị yêu cầu bổ sung và giảm rủi ro kéo dài xét duyệt.